BLOG

Checklist evenement organiseren

1. Doelstelling en doelgroep

Geen evenement zonder doelstelling! Een zakelijk evenement dat geen duidelijk gedefinieerde doelstelling heeft, moet niet georganiseerd worden. Maak iniedergeval een kort stappenplan en checklist bij het organiseren van evenementen om vanuit de doelstelling te organiseren.


2. Evenementen management uitbesteden?

Als het opdrachtgevende bedrijf besloten heeft de organisatie van een evenement extern uit te besteden, blijft het een lastige klus om het juiste evenementenbureau te vinden. Ook als u slechts een deel van de organisatie uitbesteedt, doet u er goed aan een kwalitatief bureau te selecteren. 


3.  Partycatering

"Al is de artiest nog zo goed en zo bekend, als de soep lauw is, is het toch een slecht evenement." Een tegeltjeswaarheid, die aangeeft hoeveel invloed catering kan hebben op het eindoordeel van een evenement.

4. Evenementenlocatie

Welke evenementenlocatie u ook kiest, zorg er voor dat de accommodatie voldoet aan de eisen voor uw evenement en niet andersom. Naast de rationele afmetingen en cijfers hebben veel evenementenlocaties ook een bijzondere emotionele waarde: van sfeervol tot zakelijk en van trendy modern tot industriële evenementenlocatie.


5. Toeleveranciers

Ieder evenement kent zo zijn eigen toeleveranciers. Van audiovisuele bedrijven tot ballonblazers en van decorateurs tot vervoersbedrijven, de diverse schakels maken van uw evenement een goed evenement. Gebruik de expertise van deze verschillende toeleveranciers door ze tijdig om tafel te zetten.


6. Evalueren, meten, enqueteren Return on Investment

Een evenement organiseren zonder een Return on Investment-gedachte? Zinloos zegt Elling Hamso. De 'return' moet op de lange termijn altijd winst opleveren anders is geen zakelijk evenement...Dat de meting de ene keer stopt bij een tevredenheidsonderzoek nadat relaties in de watten zijn gelegd prima. Maar meet! Denk en organiseer uw evenementen altijd vanuit een doelstelling en het behalen van dat doel.